Xin chào tất cả các bạn. Chào mừng mọi người đã đến với kênh của lalaplus. Các bạn thân mến, tài liệu và hồ sơ là thứ không thể thiếu trong bất kì công ty nào. Mọi người có thể bắt gặp ở bất kì đâu, công việc gì, hoạt động nào. Thực ra các tài liệu,
Xin chào tất cả các bạn. Chào mừng mọi người đã đến với kênh của lalaplus. Các bạn thân mến, tài liệu và hồ sơ là thứ không thể thiếu trong bất kì công ty nào. Mọi người có thể bắt gặp ở bất kì đâu, công việc gì, hoạt động nào. Thực ra các tài liệu, giấy tờ hồ sơ ở các công ty, xí nghiệp đều bắt nguồn từ yêu cầu quản lý chất lượng các bạn ạ. Bởi vì để duy trì một hệ thống quản lý chất lượng thì ISO đã yêu cầu các tổ chức làm điều đấy Và các tổ chức, công ty thông thường sẽ có 4 cấp độ tài liệu, giấy tờ. Liệu các bạn đã biết rõ về 4 cấp đó hay chưa? Nếu chưa thì hãy cùng mình thử tìm hiểu 4 cấp độ tài liệu đó là gì trong video ngày hôm nay nhé. Nào! Chúng ta cùng bắt đầu luôn nha.
Hệ thống quản lý chất lượng là một hệ thống được lập thành văn bản thông qua các quy trình, thủ tục và trách nhiệm để đạt được các chính sách và mục tiêu chất lượng. Do đó nó cung cấp một cách nhất quán sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng cho khách hàng. Hệ thống quản lý chất lượng giúp điều phối và chỉ đạo các hoạt động của tổ chức để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và quy định, đồng thời liên tục cải thiện hiệu lực và hiệu quả của tổ chức. Đương nhiên những tài liệu, hồ sơ sẽ giúp tổ chức thực hiện được điều đó. Và thông thường, các tài liệu, hồ sơ ở trong các tổ chức sẽ có nhiều cấp độ khác nhau Tùy thuộc vào từng nhiệm vụ, tác dụng của nó Có công ty có 8, 9 cấp độ, có công ty 6, 7 cấp độ.
Nhưng theo mình thống kê và tìm hiểu Phổ biến nhất sẽ có 4 cấp độ Trước hết, mình sẽ tóm tắt cho các bạn, 2 định nghĩa cơ bản: Tài liệu, hồ sơ Tài liệu là các văn bản nhằm giúp cho con người thực hiện tốt các quá trình. Hồ sơ sẽ là các giấy tờ, văn bản được lưu lại nhằm chứng minh cho việc người triển khai công việc đã triển khai đúng theo yêu cầu, quy định của tài liệu. Đây là định nghĩa mình giải thích theo góc nhìn của mình, nhằm giúp các bạn dễ hình dung. Còn định nghĩa chuẩn chỉnh theo tiêu chuẩn ISO, tiêu chuẩn quốc tế thì nó sẽ khá dài và phức tạp. Do vậy mình sẽ chia sẻ ở các video tiếp theo nha. Với video này các bạn chỉ cần hiểu đơn giản như thế là được rồi.
Ở trong một công ty, tổ chức, . nếu áp dụng và triển khai theo ISO9001. . Thì chúng ta sẽ có 1 “kim tự tháp” theo 4 cấp độ tài liệu, hồ sơ như sau.. Đó là:. Trên đỉnh kim tự tháp, cấp độ cao nhất là Sổ tay chất lượng . . Đứng thứ 2 là quy trình làm việc (Procedure). Đứng vị trí thứ 3 đó là Hướng dẫn công việc . . Và cấp độ cuối cùng đó là Biểu mẫu, Hồ sơ .. Một hệ thống quản lý chất lượng sẽ không thể tồn tại . nếu thiếu đi bất kì phần nào trong kim tự tháp này. . Bây giờ chúng ta tìm hiểu kỹ hơn từng thành phần nhé. Sổ tay chất lượng là 1 tài liệu riêng của từng tổ chức.. Cuốn sổ tay này xác định các cấu trúc, cách sắp xếp hoặc phương pháp thể hiện . của hệ thống quản lý chất lượng QMS. . Nghe từ “sổ tay” sẽ có nhiều người nghĩ nó rất bé . thì chứa làm sao được cả một hệ thống quản lý chất lượng bên trong..
Nhưng thực tế thì không phải. . Nó chỉ là vấn đề dịch thuật thôi. . Chứ bên ngoài thì thông thường nó to như 1 cuốn sách, cuốn sổ bình thường cơ.. Và nếu như một tổ chức nhỏ, cơ cấu vài thành viên, . hoạt động trong các lĩnh vực kinh doanh đơn giản . thì cuốn sổ tay có thể mô tả được toàn bộ hệ thống chất lượng của công ty đó. . Nhưng đối với các tổ chức lớn, cuốn sổ tay sẽ cần nhiều hơn là 1 cuốn . hoặc là dày hơn. . Tuy vậy, hiện nay, để phù hợp nhất thì cuốn sổ tay đã tinh gọn hơn rất nhiều. . sẽ để những nội dung chính,. tổng quát về các phạm vi hệ thống quản lý chất lượng, các thông tin liên quan. đồng thời sẽ đề cập các ngoại lệ, . hay nói cách khác là các điều khoản mà công ty không áp dụng. . Mọi người tham khảo các video trước của mình. Sẽ thấy các điều khoản mà công ty có thể không áp dụng. Trong cuốn sổ này có thêm cả các thông tin về tổ chức,.
Chẳng hạn như: tên gọi, địa điểm và phương tiện thông tin liên lạc, . cần được đưa vào trong sổ tay chất lượng. . Các thông tin bổ sung, chẳng hạn như: . đường lối kinh doanh, mô tả sơ lược về tổ chức, lịch sử hình thành, . phát triển và quy mô của tổ chức cũng có thể được đưa vào sổ tay chất lượng. . Ngoài ra còn rất nhiều nội dung khác nữa. Cuốn sổ tay chất lượng chính là cấp độ đầu tiên. và cũng là cao nhất trong kim tự tháp 4 tầng của chúng ta.. Bây giờ, chúng ta sẽ chuyển đến cấp độ tiếp theo, đó chính là quy trình . . Ở cấp độ thứ 2 này, sẽ có nhiều tên gọi khác nhau tùy thuộc vào từng tổ chức. . Với tiếng anh thì nó là “Procedure” hoặc “Quality procedure” hay là “Documented procedure”. . Còn tiếng Việt thì có doanh nghiệp gọi là Thủ tục, Thủ tục được văn bản hóa, . hay là Quy trình chất lượng..
Đối với công ty mình, thì mình hay gọi là Quy trình . Và cái từ “Quy trình” sẽ đúng và phù hợp với phiên bản của ISO9001:2015 bây giờ.. Quy trình là một tài liệu được lập thành văn bản . nhằm mục đích diễn tả, mô tả một cách thức thực hiện 1 quá trình nào đó. . Quy trình sẽ được trình bày bằng lời văn,. lưu đồ, bảng biểu hoặc kết hợp tất cả các yêu tố lại với nhau. . Nhằm mục đích hướng dẫn, yêu cầu các phòng ban liên quan . phải thực hiện đúng phương thức, cách thức đã được quy định và đã được phê duyệt. . Giúp đảm bảo một hệ thống quản lý chất lượng hoạt độ hiệu lực và hiệu quả nhất. . Với từ “Quy trình” thì các bạn có thể nghe thấy tên gọi của nó phổ biến người đời sống hơn là. cái từ “Sổ tay chất lượng”. . Người ta hay nói là “làm theo quy trình”, “tuân thủ quy trình” . những câu nói này bắt nguồn từ “quy trình” trong hệ thống quản lý chất lượng này..
Quy trình có vai trò quan trọng trong việc định hướng tổ chức thực hiện đúng các yêu cầu của ISO lẫn khách hàng. Cũng giống như sổ tay, quy trình bao gồm những thành phần sau đây: Về nội dung: Tên gọi, Mục đích, Phạm vi áp dụng, trách nhiệm và quyền hạn, mô tả hoạt động , Biểu mẫu, hồ sơ. Thêm nữa để cung cấp đầy đủ thông tin hơn thì trong quy trình có các phần phụ lục, điều khoản bổ sung nữa. Và một mục quan trọng thể hiện bên ngoài thì phải có thể hiện Đó là Xem xét, Phê duyệt và Soát xét. Sẽ có bạn thắc mắc “Soát xét” là gì? Soát xét trong tiếng anh là Revision. Phiên bản tiếng Việt TCVN người ta dịch là soát xét. Nhưng theo kinh nghiệm của mình thì để cho dễ hiểu thì sẽ dịch là “phiên bản” sẽ phù hợp hơn.
Tức là trong quy trình sẽ có phần Xem xét, Phê duyệt và Phiên bản. . Hay tiếng anh sẽ là Review, Approval và Revision.. Nếu có thể thì phần nội dung các phiên bản sửa đổi cũng có thể để trong các Quy trình. . Đó chính là cấp độ thứ 2. . Bây giờ chúng ta chuyển sang cấp độ thứ 3. . Đó chính là Hướng dẫn công việc . Hướng dẫn công việc được ISO định nghĩa là: . Mô tả một hoạt động trong một quy trình bất kì . và cung cấp chi tiết về cách thực hiện và ghi lại các nhiệm vụ. . Cấu trúc, hình thức và mức độ chi tiết được yêu cầu . phụ thuộc vào mức độ phức tạp của công việc, . phương pháp được sử dụng, đào tạo được thực hiện và năng lực của nhân viên thực hiện. Tức là Working instruction sẽ mô tả rất cụ thể và chi tiết về các thực hiện nhiệm vụ. . Nó sẽ ngắn gọn, xúc tích hơn quy trình rất nhiều. . Thường được trình bày theo các bước..
Bước 1, bước 2, bước 3 giúp cho những người thao tác, thực hiện công việc có 1 cách chuẩn và đúng yêu cầu nhất khi thực hiện công việc. Ví dụ như trong hình ảnh ở đây, Hướng dẫn công tiệc mô tả cho người công nhân cách thao tác, điều chỉnh máy móc. Đơn giản là cách bấm 3 cái nút . Hay đây là một ví dụ khác, Working Instruction được tạo ra để hướng dẫn cho người vận hành cách lắp ráp chi tiết. Bước 1, bước 2, bước 3 là gì Hướng dẫn công việc sẽ được phát sinh từ quy trình nhưng tùy thuộc vào từng quy trình sẽ có hay là không Hướng dẫn công việc. Có những quy trình không cần thiết phải có Working instruction nhé.
Thông thường những quy trình cần hướng dẫn công việc . là dành cho những người thao tác, thợ vận hành, người công nhân. . Họ là những người lao động chính, thao tác trực tiếp . nên không thể cầm 1 quy trình dài và “khó hiểu” để làm việc được. . Họ cần những tài liệu ngắn gọn, xúc tích . Đó hính là những Hướng dẫn công việc này. . Đó chính là cấp độ thứ 3 của kim tự tháp, Hướng dẫn công việc. Và bây giờ, chúng ta chuyển xuống cấp độ thứ 4, Biểu mẫu và hồ sơ. . Biểu mẫu trong tiếng anh là “Form”.. Được ISO xác định là . Bbiểu mẫu giúp xây dựng và duy trì để ghi các dữ liệu . thể hiện sự phù hợp với những yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng. . Nói 1 cách đơn giản, . biểu mẫu là một hoặc nhiều trang giấy có sẵn,. đã điền sẵn những nội dung, bố cục trước rồi. . Việc của người dùng, người sử dụng là nhập các thông tin, nội dung cần thiết vào biểu mẫu.
Một cách chính xác và đầy đủ. Mình sẽ lấy ví dụ gắn bó với cuộc sống hàng ngày Mọi người có thể dễ dàng thấy các biểu mẫu này ở khắp nơi. Ví dụ như là sinh viên muốn làm thẻ xe bus thì ra bến xe xin tờ giấy đăng ký làm vé tháng rồi nhập thông tin cá nhân, trường học vào. Cặp đôi nào sắp cưới thì đến ủy ban xã, phường xin tờ đăng ký kết hôn rồi sau đó điền các thông tin cần thiết của vợ của chồng sắp cưới, quê quán rồi nộp cho ủy ban Biểu mẫu trong công ty cũng tương tự thế. Như là các Yêu cầu mua hàng , phiếu kiểm kê hàng hóa trong kho, biên bản bàn giao hàng, Báo cáo hàng hỏng, hàng lỗi , Báo cáo sự không phù hợp Hoặc kể cả khi nghỉ việc thì chúng ta cũng có đơn xin thôi việc.
Tất cả những đơn, Yêu cầu, mẫu đơn, mẫu đăng ký này . đều được gọi chung là biểu mẫu . . Và người dùng, các nhân viên của công ty cũng chỉ cần nhập các thông tin cần thiết vào là được. . Để chứng mình họ đang làm đúng các yêu cầu của 1 quy trình nào đó.. Lưu ý là Biểu mẫu cũng cần có tiêu đề, . mã số, số hiệu nhận biết, phiên bản, ngày phát hành và trực thuộc quy trình gì trong nội dung. Và khi Biểu mẫu được sử dụng, . tức là biểu mẫu được điền các thông tin cần thiết vào đầy đủ. . Thì khi đó nó sẽ trở thành Hồ sơ. Và hồ sơ theo yêu cầu của ISO9001 . thì sẽ được lưu giữ tùy thuộc vào quá trình, mức độ quan trọng mà tổ chức đặt ra. . Như vậy là mình đã nói về 4 cấp độ tài liệu, giấy tờ phổ biến nhất . dành cho hệ thống quản lý chất lượng trong một công ty tổ chức rồi. . Nhất là công ty nào áp dụng ISO9001.
Thì 4 cấp độ tài liệu này bắt buộc phải có. Bởi vì bằng việc sử dụng các cấp độ tài liệu này hàng ngày, tổ chức sẽ duy trì hệ thống quản lý chất lượng QMS 1 cách hiệu lực và hiệu quả Đem lại những lợi ích thiết thực cho công ty như là phòng người các sai lỗi, tiết kiệm thời gian đào tạo, truyền đạt. Thống nhất một phương pháp thực hiện chung cho cả tổ chức. Và khi đến kì đánh giá, Audit thì với 4 cấp độ tài liệu, hồ sơ này nó sẽ là bằng chứng cụ thể nhất để chứng minh rằng tổ chức bạn thỏa mãn yêu cầu của ISO9001 Video sau mình sẽ nói về cách xây dựng 4 cấp tài liệu, hồ sơ, giấy tờ này trong bất kì 1 công ty cho các bạn nha Hãy like và ấn theo dõi kênh để không bỏ lỡ các video mới nhất nhé.
https://www.youtube.com/watch?v=y3MdrywRUGs
https://youtu.be/y3MdrywRUGsXin chào tất cả các bạn. Chào mừng mọi người đã đến với kênh của lalaplus. Các bạn thân mến, tài liệu và hồ sơ là thứ không thể thiếu trong bất kì công ty nào. Mọi người có thể bắt gặp ở bất kì đâu, công việc gì, hoạt động nào. Thực ra các tài liệu,
